Hoe verwelkomt jullie organisatie nieuwe medewerkers?

By: Y van Vliet 25-11-2019

Categories:Recruitment,

blog_image:article_movers_15751285055de28db9ead98.jpg:end_blog_image

Is er een duidelijk onboardingsproces om nieuwe medewerkers snel bekend te maken met hun nieuwe werkomgeving?

Na weken of misschien zelfs maanden is het eindelijk zover, je hebt de juiste kandidaat gevonden! Na het monitoren van soms wel honderden CV’s en het houden van diverse sollicitatiegesprekken, kun je met zekerheid zeggen dat je eindelijk de persoon hebt gevonden die beschikt over alle kwaliteiten. Daarnaast lijkt hij of zij ook nog eens een perfecte match te zijn met de organisatie. Nu het contract is getekend, zit het werk erop en kan je nieuwe medewerker direct van start gaan in zijn of haar nieuwe rol. Of niet?

Een sterk onboardingsproces draagt direct bij aan een sterkere betrokkenheid van nieuwe medewerkers en hun werkplezier. Daarnaast is het ook nog eens een gemakkelijke weg naar een win-win situatie voor zowel de nieuwe medewerker alsook jullie organisatie. Want een enthousiaste medewerker betekent natuurlijk meer loyaliteit.

Het wervingsproces is de basis van een goede onboarding

Voordat we dieper ingaan op het onboarden zelf, is het van belang een paar stappen terug te gaan. Het wervingsproces is namelijk een zeer belangrijk onderdeel van het onboarden. Het is immers de eerste indruk die je als organisatie achterlaat op een kandidaat. Omdat we momenteel zien dat er een schaarste is aan sterke kandidaten, is er een strijd gaande om de beste kandidaten. Om deze strijd te winnen, halen slimme organisaties dan ook alles uit de kast om hun kansen op succes te vergroten.

Een van de meest succesvolle strategieёn is te laten zien dat de kandidaat centraal staat in je werving & selectie procedure. Een simpele en laagdrempelige manier om een groot gebaar te maken is bijvoorbeeld de kandidaat zelf een tijd & dag te laten bepalen voor een interview, in plaats van het doorgeven van 1 mogelijkheid. Er zijn tal van online scheduling tools waarmee je de beschikbaarheid kunt laten zien, zodat een kandidaat zelf een geschikt moment voor een interview kan kiezen.

Daarnaast is er na een gesprek maar één ding van belang voor een kandidaat; feedback. We zien dat er bedrijven zijn die ‘instant feedback’ geven na een gesprek, zodat een kandidaat direct weet waar hij of zij aan toe is. Naast dat het je tijd bespaard omdat je geen aparte opvolging hoeft te managen, geeft het kandidaten direct voldoening om te weten waar ze aan toe zijn. Uiteraard is ‘instant feedback’ niet altijd mogelijk, maar hoe korter de reactietermijn, hoe meer waardering een kandidaat zal hebben voor de beslissing.

Tot slot is het belangrijk om al in het wervingsproces te benadrukken wat er voor een kandidaat te halen valt en transparantie te bieden over wat ze kunnen verwachten wanneer ze binnen de organisatie van start gaan. Wat is het carrièreperspectief binnen de organisatie? Wat maakt een carrière binnen jullie organisatie de moeite waard in vergelijking met de concurrent? 

Het belang van transparantie

Iedereen vindt het fijn om duidelijkheid te hebben. Zeker wanneer iemand een vertrouwde omgeving verlaat voor een nieuwe uitdaging, is het, zoals we hierboven al schreven, fijn om te weten wat je kunt verwachten van je nieuwe werkplek. Transparantie begint dus al bij het managen van de verwachtingen over een vacature in een sollicitatiegesprek, maar blijft ook zeker een relevant thema voor al je medewerkers.

We zien dat er vaak een hoger verloop is binnen organisaties die geen helder doorstroom traject hebben voor hun medewerkers. Zeker wanneer talenten uit jongere generaties het idee hebben stil te staan gaan ze op zoek naar een nieuwe uitdaging waar wel een plan klaar ligt voor hun groei en ontwikkeling.

Daarnaast zijn de verwachtingen over een nieuwe baan ook goed te verduidelijken door iemand een proefdag te laten meedraaien. Op deze dag kunnen ze dan alvast de sfeer proeven van jullie organisatie en kennismaken met toekomstige collega’s en vice versa.

Tot slot is het ook goed om transparantie te bieden over hoe er binnen je organisatie wordt gewerkt. Is er bijvoorbeeld flexibiliteit om vanuit huis te werken or wordt er van elke medewerker verwacht dat hij/zij op kantoor aanwezig zijn tussen negen en vijf? Of is er bijvoorbeeld de mogelijkheid om zelf te bepalen welke uren je werkzaam bent? Duidelijkheid geven helpt een potentiële medewerker om te kiezen of je organisatie past bij hun manier van werken en vice versa.

Aandacht

Naast transparantie, spreken we bijna voor iedereen als we zeggen dat persoonlijke aandacht motiverend werkt. Aandacht van een Manager die een zorgvuldig inwerktraject heeft uitgewerkt bijvoorbeeld. Of aandacht van collega’s die even de tijd nemen om samen te zitten met hun nieuwste teamgenoot om kennis te maken en hun rol in de organisatie uit te leggen. Dit schept direct een band, en laat zien dat het er toe doet hoe een nieuwe medewerker zijn of haar nieuwe werkplek eigen maakt.

Aandacht betekent ook dat eventuele praktische zaken geregeld zijn wanneer een nieuwe medewerker zijn of haar eerste dag begint. Is er een bureau vrij gemaakt, is er een computer beschikbaar en een telefoon? Dit klinkt natuurlijk logisch, maar het gebeurt regelmatig dat de zelfs de minimale benodigdheden niet klaar staan. Om een leuk voorbeeld te geven. Bij Mollie bijvoorbeeld krijgt de nieuwe medewerker een t-shirt thuisgestuurd met hun logo en eventueel rompertjes voor de jongere familieleden en wordt er een selfie van de toekomstige collega’s geappt om de nieuwe collega welkom te heten op zijn/haar 1e dag. Dit zorgt dat een nieuwe medewerker zich direct betrokken en welkom voelt.

Daarnaast is het fijn om te zorgen dat een nieuwe medewerker direct weet wie zijn of haar ‘buddy’ is, naar wie je toe kunt met vragen en die je kan introduceren aan nieuwe collega’s. Een nieuwe medewerker voelt dan in ieder geval niet dat hij/zij er alleen voor staat.

Inwerk schema

Tijdens de sollicitatiegesprekken moet eigenlijk al duidelijk zijn wat iemand kan verwachten van zijn inwerkperiode.
Wanneer je echt serieus bent over het goed ontvangen van nieuwe medewerkers, kun je ervoor zorgen dat er een agenda is gemaakt voor bijvoorbeeld de eerste twee weken dat een nieuwe medewerker in dienst is. Hier kun je dan bijvoorbeeld tijd plannen met collega’s, introducties aan belangrijke klanten of tijd om iemand bekend te maken met bepaalde interne systemen.

Zeker wanneer een dergelijk schema al vóór de eerste werkdag wordt gedeelt, weet je nieuwe medewerker dat hij/zij in een warm bad terecht komt en dat er rekening wordt gehouden met zijn/haar komst.

Er is bijvoorbeeld niets vervelender dan starten in een nieuwe baan, en een goede indruk willen maken op je nieuwe collega’s of je nieuwe manager, die dan voor 2 weken op vakantie blijkt te zijn.

De voordelen van een sterk onboardingsproces

Het is ongetwijfeld duidelijk dat een goed onboardingsproces net zo belangrijk is als alle tijd die je steekt in het wervings- & selectieproces. Wanneer je de juiste kandidaat hebt gevonden, wil je natuurlijk ook dat diegene de mogelijkheid wordt geboden zijn of haar rol zo goed mogelijk te kunnen vervullen.

Zoals we eerder in dit artikel al genoemd hebben, levert een goed inwerktraject een win-win situatie voor zowel de organisatie als je nieuwe medewerker. Wie wil er nou immers geen enthousiaste, energieke en loyale medewerkers? De basis hiervoor begint bij jullie organisatie en hoe je deze mensen de kans geeft hun plek te vinden en hun werk in te richten.

Doordat wij regelmatig kandidaten helpen aan een nieuwe baan, hechten wij ook belang aan hoe zij binnen een organisatie welkom worden geheten. Mochten jullie nog meer tips willen over hoe jullie onboardingsproces kan bijdragen aan een betere retentie? Dan gaan wij daar graag over in gesprek.