Het is een feit dat je als werkgever sterke en gemotiveerde werknemers wilt aantrekken die kunnen bijdragen aan het succes binnen de organisatie. Een grondige selectieprocedure is daarbij van groot belang, maar heb je er ook weleens bij stilgestaan hoe potentiële sollicitanten dit proces binnen jouw organisatie ervaren? Een sollicitatie procedure werkt als ‘beoordelingsprocedure’ voor zowel een organisatie als voor de kandidaat. Wist je bijvoorbeeld dat een groot deel van de sollicitanten slechte ervaringen heeft met een sollicitatieprocedure en dat dit direct effect heeft op de reputatie als werkgever en als merk? Het is voor kandidaten belangrijk om met respect behandeld te worden en in een vroeg stadium duidelijkheid te krijgen over een sollicitatieprocedure. Dit werkt niet alleen in het voordeel van de reputatie als werkgever, maar maakt ook het verschil in hoe makkelijk het is om vacatures snel in te vullen. Anders dan een aantal jaar geleden, zijn er meer dan voldoende banen, en kunnen getalenteerde kandidaten kiezen voor een werkgever die laat zien dat ze aandacht schenken aan hun (toekomstige) medewerkers.

Functieomschrijvingen

Een ervaring (positief of negatief) start met een blik op de website waar een interessante vacature op staat. Voor kandidaten is het van belang een goede indruk te krijgen van de baan, een mogelijk carrière traject binnen de organisatie en bijbehorende doorgroeimogelijkheden. Zeker als je talent wilt aantrekken, is dit hét moment om ze te overtuigen dat jij een goede werkgever bent. We zien bij onze opdrachtgevers vaak te lange functieomschrijvingen die puur opgesteld zijn vanuit het perspectief van de werkgever. Zo is het tegenwoordig gebruikelijk om een waslijst aan taken en benodigde kwaliteiten uiteen te zetten. Een functieomschrijving waar je de draad kwijt raakt en waar niet doorheen te komen is werkt niet in het voordeel van de opdrachtgever.

In plaats van een zeer uitgebreide opsomming van functie eisen, is het van grotere toegevoegde waarde te laten zien dat je als organisatie aandacht schenkt aan de rol die toekomstige medewerkers kunnen spelen binnen een organisatie en hoe een potentieel carrièrepad eruit kan zien wanneer je in start  in een bepaalde rol. Je kunt een functieomschrijving aantrekkelijker maken door niet alleen vanuit een bedrijfsperspectief te kijken, maar ook aandacht te schenken aan aan de manier waarop je de functie omschrijft. En duidelijk te formuleren wat kandidaten te winnen hebben bij het solliciteren op de rol. Hierdoor zullen kandidaten jou eerder serieus nemen als werkgever, omdat je laat zien dat je dit andersom ook doet. De kandidaat wil centraal staan en serieus genomen worden.

Werkzoekenden, zeker binnen de millennial generatie zijn op zoek naar een match met hun eigen normen en waarden. Kandidaten die serieus nadenken hun carrière willen hun talenten niet zomaar bij elke willekeurige werkgever inzetten, maar vooral met zorg de juiste organisatie kiezen. Dit kun je gemakkelijk stimuleren door te laten zien dat een werknemer belangrijk is voor een organisatie en deze gezien wordt.

Het zwarte gat...

Veel organisaties hebben tegenwoordig een geautomatiseerd online sollicitatiesysteem. Voor een HR medewerker is dit waarschijnlijk een efficiënte manier om sollicitaties te managen. Voor kandidaten is dit echter een grote bron van frustratie. Buiten het feit dat je soms meerdere pagina’s met informatie handmatig moet invullen, kost elke sollicitatie een hoop tijd. Nadat je als kandidaat de tijd hebt genomen om alle informatie in te vullen, een goede motivatiebrief te schrijven en je CV te updaten, verdwijnen deze na het uploaden in een groot zwart gat. Vanaf dat moment is het vaak onduidelijk wanneer je een reactie kunt verwachten en of je sollicitatie daadwerkelijk in behandeling wordt genomen. Tevens vind je vaak geen telefoonnummer of emailadres terug waar je je sollicitatie kunt opvolgen.

Als organisatie straal je hiermee uit dat je geen tijd en ruimte beschikbaar maakt om met kandidaten in gesprek te gaan, maar puur vanuit je eigen behoeften handelt.

Het geautomatiseerde bericht

Elke organisatie maakt gebruik van geautomatiseerde berichten en in essentie is dit een handige tool om bijvoorbeeld te bevestigen dat je een sollicitatie hebt ontvangen. Maar om in een geautomatiseerd bericht aan te geven dat “als je binnen twee weken geen reactie hebt ontvangen, je ervan uit kunt gaat dat je niet wordt meegenomen in de selectieprocedure” toont een gebrek aan respect voor de tijd, de moeite en interesse die kandidaten steken in jouw organisatie.

Daarnaast is het simpelweg slechte reclame voor je organisatie. Als je op je customer service afdeling zo om zou gaan met vragen van klanten, zou je organisatie geen lange levensduur hebben.

Kandidaten waarderen het om een reden te ontvangen waarom zij niet de juiste kandidaat blijken te zijn, dit helpt ze beter inzicht te krijgen in hun sollicitatie inspanningen, en bevestigd dat jouw organisatie er waarde aan hecht om zorgvuldig om te gaan met de genomen moeite die kandidaten steken in het solliciteren. Ofwel dit genereert een goede PR voor je bedrijf.

Interviews en opvolging

Ook in voorbereiding en opvolging rondom interviews kun je je als bedrijf onderscheiden. Help een kandidaat door de verwachtingen goed te managen in aanloop naar een gesprek. Hoeveel gespreksrondes zullen er plaatsvinden? Wie zijn de personen die de interviews afnemen en wat is hun functie binnen de organisatie? Wanneer kunnen kandidaten feedback verwachten? Etc.

Kandidaten wachten doorgaans met smart op feedback na een gesprek, hoe sneller je terug kunt komen met feedback, hoe beter. Het liefst nog dezelfde dag, zeker als je enthousiast bent over een kandidaat. Na een eerste gesprek heb je vaak een redelijk beeld van iemand en weet je of de kandidaat wel of niet binnen de organisatie past. Veel organisaties wachten dagen, dan niet weken met het geven van feedback, dit is echt een kans om je te onderscheiden en een positieve indruk achter te laten bij de kandidaat. Als je de ambitie hebt om je sollicitatie procedure te verbeteren, is dit ook een goed moment om feedback te vragen aan de kandidaat over zijn of haar ervaringen. Kom daarnaast altijd met inhoudelijk goede feedback. Ook bij een afwijzing weten kandidaten dit goed te waarderen. Wacht ook geen 3-4 weken met het plannen van een 2e gesprek, als je oprechte interesse hebt in een kandidaat. Tenzij dit goed is gecommuniceerd met de kandidaat en je een goede reden hebt voor het uitstellen van een tweede ronde.

Wanneer kandidaten een persoonlijk interview hebben gehad, is het belangrijk de procedure ook goed af te sluiten. Ook wanneer de kandidaat het niet is geworden. Bijna de helft van kandidaten hoort na zijn of haar interview nooit meer van een organisatie!

Blijf in beweging

Heb je als organisatie te weinig handen om overal in het sollicitatie proces voldoende aandacht te schenken aan de kwaliteit en uitstraling van jouw organisatie, dan zijn er natuurlijk voldoende mogelijkheden om je proces te verbeteren. Bijvoorbeeld het inschakelen van hulp. Ook wanneer je samenwerkt met recruitment partners is het belangrijk om de juiste partner te selecteren die werken volgens dezelfde waarden en respectvol omgaan met kandidaten. Deze bureaus moeten een verlengstuk zijn van je organisatie en optreden als een ambassadeur. Daarnaast ook meedenken in hoe procedures wellicht verbeterd kunnen worden.

Bij Movers & Shakers besteden we veel aandacht aan het contact met onze kandidaten en aan het selectieproces voor onze opdrachtgevers. Wij zorgen altijd dat onze kandidaten goed gebriefd zijn over de rol en procedure en tevens goed voorbereid op gesprek gaan. Ben je benieuwd of wij een goede rol kunnen vervullen binnen het wervingstraject van jouw organisatie, neem dan vrijblijvend contact met ons op via info@moversshakers.nl